C’est en 2016 qu’Haulotte Group, un des leaders mondiaux de matériels d’élévation de personnes et de charges, a mis en œuvre le module de workflow achats de la solution AIP d’Authentic. Déployée sur 3 continents et utilisée par 520 utilisateurs, la solution AIP donne aujourd’hui entière satisfaction au groupe. Retour sur les enjeux et lumière sur les bénéfices engendrés avec Frédéric Beickert qui a supervisé l’implémentation et le déploiement d’AIP.

Quels étaient le contexte et les enjeux de votre projet ?

La volonté de la Direction Générale d’Haulotte Group était très claire : la mise en œuvre d’une solution digitale de workflow dans le processus achats devait nous permettre de diminuer le papier et réduire les litiges fournisseurs.

Nous souhaitions centraliser toutes les demandes d’engagement de dépenses de la société et les intégrer dans un système avec circuit de validation tenant compte des règles de délégation du Groupe. L’objectif était de supprimer les engagements hors système grâce à un logiciel simple d’utilisation et utilisable sur les appareils mobiles.

Qu’est ce qui a motivé votre choix de la solution AIP Achats ?

Face à quatre autres solutions que nous avons mises en concurrence, c’est la solution AIP que nous avons choisie pour sa couverture fonctionnelle, sa simplicité d’utilisation et son intégration parfaite avec notre ERP Infor M3. En plus son prix était vraiment compétitif, ce qui a définitivement fait pencher la balance en sa faveur.

Pouvez-vous revenir sur le déroulement du projet ?

La mise en œuvre d’AIP Achats sur un premier site en France a duré 2 mois et demi. Dans la foulée, nous avons déployé la solution sur 4 autres sites en France ainsi qu’en Roumanie, en Chine et aux Etats Unis. Nous avons été parfaitement autonomes pendant la phase de déploiement qui a duré moins de 2 mois. Nous avions confié à Authentic la rédaction des modes opératoires à destination des utilisateurs finaux et cela nous a permis de gagner beaucoup de temps.

Aujourd’hui quel bilan faites-vous de l’utilisation d’AIP Achats au sein d’Haulotte Group et de votre collaboration avec Authentic ?

Nous sommes très satisfaits de la solution. Elle nous permet une meilleure maîtrise des dépenses (sécurisation du processus d’engagement de dépenses, suppression des achats hors contrôle, diminution du temps de gestion administratif d’une demande d’engagement de dépenses de sa création à sa facturation) ainsi qu’un meilleur contrôle budgétaire (gestion et contrôle des budgets de dépenses en temps réel).

Si nous avons une question, une demande d’évolution ou un problème à soumettre à Authentic, nous utilisons le portail myCOD. Le support et le suivi post-démarrage sont bien gérés et nous apprécions cette manière de travailler et les relations que nous avons avec Authentic.